Przez wiele lat podstawowym narzędziem pracy przeciętnego inkasenta był długopis oraz gruby zeszyt. Jego praca polegała na spisywaniu stanów wyznaczonych liczników, a następnie dostarczeniu ich do właściwej jednostki zajmującej się przepisywaniem i przetwarzaniem zebranych danych. Proces taki był bardzo czasochłonny, kosztowny i obarczony dużym prawdopodobieństwem popełnienia błędu. Zbierane dane były wpisywane najpierw do zeszytu przez inkasenta a następnie przepisywane do komputera stacjonarnego, aby tam dokonać odpowiednich obliczeń i wydruków. Gotowe rachunki trafiały do odbiorcy zwykle za pomocą poczty, co powodowało powstawanie dodatkowych kosztów.
W dobie postępu technicznego, gruby zeszyt i długopis coraz częściej zostają zastąpione przez nowoczesne urządzenia automatyzujące cały ten proces. Trudno to sobie wyobrazić, ale można go skrócić nawet do… kilku minut. Nowoczesny inkasent wyposażony w odpowiedni sprzęt to prawdziwe centrum obliczeniowe. Za jednym zamachem odczytuje stan licznika, przelicza zużycie dokonane od czasu ostatniego pomiaru oraz na miejscu drukuje rachunek. Wszystko to wykonuje jeden człowiek – inkasent i to na miejscu u odbiorcy. Na koniec pracy zebrane dane nie są już przepisywane, ale za pomocą specjalnego kabla transmisyjnego przesyłane do komputera stacjonarnego.
Żeby tak sprawnie przeprowadzić cały proces, potrzebny jest odpowiedni sprzęt. Sztandarowym urządzeniem wykorzystywanym do tego celu jest podręczny komputer PSION Workabout.
Z wyglądu przypomina duży kalkulator, ale jego możliwości są naprawdę imponujące. W swojej pamięci potrafi zgromadzić dane dotyczące 500 odbiorców. Jest to ilość aż nadto wystarczająca, gdyż przeciętny inkasent jest w stanie obsłużyć od 50 do 100 odbiorców dziennie. Cały zestaw to nie tylko komputer, ale również drukarka, odpowiednie przewody i akumulatory. Dla wygody inkasenta całość jest umieszczona w specjalnej, nieprzemakalnej torbie na pasku. Taki zestaw jest bardzo odporny na złe warunki atmosferyczne. Potrafi pracować w temperaturze nawet do -20 stopni Celsjusza.
Jednak sprzęt to nie wszystko. Bardzo ważną kwestią jest dobór właściwego oprogramowania. Istotne jest, aby zastosowany program był prosty i przyjazny w obsłudze, realizował pełną obsługę odbiorcy oraz dokonywał kontroli wprowadzanych danych. Takimi cechami charakteryzuje się program INKASENT autorstwa firmy ZP Serwis. Do jego głównych funkcji możemy zaliczyć rejestrację stanów liczników, naliczanie rachunków z uwzględnieniem nadpłat z okresu poprzedniego, szacowania zużycia w przypadku zmiany cen, rozliczania odbiorcy z zainstalowanymi podlicznikami, rozliczania odbiorcy z kilkoma punktami poboru, rozliczania odbiorcy ryczałtowego, rozliczania odczytów pośrednich oraz naliczania podatku VAT. Na życzenie odbiorcy rachunek może zostać wydrukowany z różną formą płatności: gotówką płatną u inkasenta lub z blankietami wpłat do zapłaty na poczcie. Dodatkowy moduł umożliwia wydruk kodów kreskowych na blankietach wpłaty.
Program ponadto oferuje szereg innych możliwości, jak pobieranie zadłużenia odbiorcy wraz z odsetkami (jeśli ten zadeklaruje jego spłatę), wydruk szeregu zestawień kontrolnych ułatwiających pracę inkasentowi oraz umożliwiających rozliczenie jego pracy. INKASENT znajduje zastosowanie w różnych działach gospodarki, takich jak wodociągi, gazownie, energetyka, ciepłownictwo, spółdzielczość mieszkaniowa.